Debido a la diversidad de servicios telemáticos accesibles a través de esta oficina virtual, dirigidos cada uno de ellos a uno o varios sectores, surge la necesidad de aclarar y diferenciar el papel que desempeña cada uno dentro de la oficina virtual, así como las acciones y responsabilidades de cada tipo de usuario.

     Es importante destacar que una misma persona puede trabajar en distintos momentos como tipos de usuarios diferentes. Por ejemplo, puede ser representante de una persona jurídica y por tanto actuar en nombre de ésta y también realizar acciones en su propio nombre como persona física. De hecho, todo representante, autorizado y empresario autónomo son a su vez personas físicas y el modo de autentificarse en esta oficina virtual será común en cuanto a nombre de usuario y contraseña.

• Usuario anónimo o usuario no conectado

     Es aquel que no se ha autenticado en el sistema a través del formulario de identificación. Un usuario no conectado no tiene acceso dentro de esta oficina virtual al mismo catálogo de servicios al que puede acceder aquél que sí lo está. Únicamente accederá a aquellos servicios de ámbito público y para los que no sea necesaria una validación de usuario.

• Persona física

     Es aquel usuario que realiza acciones en su propio nombre. Para tener acceso a los servicios telemáticos únicamente necesita estar autenticado en el sistema con un nombre de usuario y una contraseña que le será facilitado en una oficina de empleo y emprendimiento o Unidad Local de Gestión de Empleo (ULGE), en caso de que su Ayuntamiento disponga de una que ofrezca este servicio.
     Un usuario de tipo persona física puede realizar acciones de gestión de sus propios datos como pueden ser la modificación de sus datos personales o la baja de su usuario dentro de esta oficina virtual.
     Con respecto a la solicitud de baja como usuario de esta oficina virtual, cabe señalar que no podrá realizarse inmediatamente si se trata del único representante de alguna persona jurídica. En este caso existen dos posibilidades para llevar a cabo el proceso de baja:

• Realizar la solicitud de un nuevo representante para la persona jurídica.
• Solicitar la baja de la propia persona jurídica.

Cuando alguna de estas solicitudes sea realizada y validada, podrá realizarse la solicitud de baja de persona física.

• Persona jurídica

     Puede entenderse como persona jurídica a aquella entidad, empresa o asociación, pública o privada que adquiere unas responsabilidades jurídicas.
     En esta oficina virtual la persona jurídica accederá a los servicios destinados a ella a través de un representante, que será el encargado de realizar la solicitud de alta de la misma y a la vez de introducir sus datos para adquirir el título de representante de dicha persona jurídica.
     No es necesario que el representante sea único. Cada persona jurídica puede tener tantos representantes como desee, pero es obligatorio que al menos haya uno.
     La modificación de los datos de la persona jurídica es también competencia de sus representantes, así como la solicitud de baja de la misma.

• Empresario autónomo

     El empresario autónomo es la persona que realiza de forma habitual, personal y directa la actividad económica a título lucrativo, es decir, es aquella persona que trabaja a cuenta propia.
     En esta oficina virtual, el autónomo será por definición representante y autorizado de sí mismo, desde el mismo momento en que se valide su solicitud de alta. Será posible realizar altas de más representantes o autorizados accediendo a las opciones de gestión de representantes y de gestión de autorizados.

• Representante

     Un representante es aquel que actúa en nombre de una persona jurídica o autónomo. El usuario representante será el encargado de solicitar el alta de la persona jurídica (siempre que ésta no exista previamente) y acceder a los servicios telemáticos disponibles en esta oficina virtual en nombre de la persona jurídica que representa, por tanto éste será el responsable de los datos suministrados y de las acciones que dicha persona jurídica pueda solicitar.

     Una persona jurídica o un autónomo pueden tener uno o varios representantes y una misma persona física puede ser representante de una o varias personas jurídicas o autónomos.

     Además, cualquier representante tiene acceso a:

• Gestión de representantes. Pueden realizarse solicitudes de alta de nuevos representantes para la misma persona jurídica en nombre de la cual actúa, así como solicitar la baja de los ya existentes, siempre teniendo en cuenta que cada persona jurídica debe tener como mínimo un representante.
• Gestión de autorizados. Un representante puede realizar el alta usuarios autorizados para realizar determinadas acciones en nombre de la persona jurídica o autónomo. También puede eliminar la autorización que permite a un usuario actuar en nombre de una persona jurídica o autónomo. Los usuarios autorizados deberán exisir previamente como usuarios de esta oficina virtual.
• Gestión de los datos de la persona jurídica. El representante tiene autoridad para realizar la solicitud de modificación de aquellos datos de la persona jurídica que sean datos susceptibles de modificación, ya que los datos identificativos de la empresa no son modificables. Además, el representante podrá solicitar la baja de la propia persona jurídica.

     Un representante es lógicamente un usuario de tipo persona física que puede autenticarse con su usuario y contraseña y actuar en su propio nombre. Pasa a actuar como representante de una persona jurídica o autónomo concreto cuando, una vez autenticado, hace clic en el enlace "Actuar como..." y selecciona en nombre de quién quiere actuar en la lista de entidades. Además, un representante es una persona autorizada por definición.
     Esta oficina virtual registra las acciones que realiza cualquier usuario. Las acciones quedan vinculadas a la persona jurídica siempre que las asuma como propias o realizadas en su interés. En caso contrario, el responsable legal de dichas acciones será el representante que las haya realizado. El representante será a su vez responsable de las acciones realizadas por las personas a las que haya dado de alta como autorizados.

• Autorizado

     Se entiende como autorizado aquella persona que posee permiso para realizar una serie de acciones determinadas en nombre de una persona jurídica pero sin ser representante de la misma. Un autorizado no tendrá permisos para realizar operaciones de gestión de la persona jurídica en esta oficina virtual como modificar datos de persona jurídica, alta y baja de representantes o alta y baja de otros usuarios autorizados.
     Los usuarios serán siempre serán siempre habilitados o inhabilitados como autorizados por los representantes de la entidad (persona jurídica o autónomo) y deben existir previamente como usuarios de tipo persona física en esta oficina virtual. El representante de una persona jurídica y el empresario autónomo no requieren de usuario previo sino que se solicitará el alta directamente como tales figuras lo que permitirá al usuario acceder a un abanico de servicios más amplio.
     Un usuario podrá actuar como autorizado de tantas personas jurídicas como quiera siempre que algún representante de ellas le habilite como tal y una persona jurídica o autónomo puede tener tantos autorizados como quiera.
     Un autorizado es lógicamente un usuario de tipo persona física, que puede autenticarse con su usuario y contraseña y actuar en su propio nombre. Pasa a actuar como autorizado de una persona jurídica o autónomo concreto cuando, una vez autenticado, hace clic en el enlace "Actuar como..." y selecciona en nombre de quién quiere actuar en la lista de entidades.